Авансовый отчет представляет собой документ, в котором отражены расходы лица, которому был выдан аванс, а также представлены их обоснования. Составляется после выполнения работы.
Например, после того, как работник приехал из командировки.

Интересно, что в отчете расходы могут указываться не только в национальной валюте, но и любой другой (это право самого работника). Если, к примеру, человек был отправлен по рабочим делам из Москвы в Варшаву, он может указывать свои траты в злотых, а уже бухгалтерия будет сама переводить суммы по курсу, согласно действующим правилам.

Все расходы, как уже было сказано выше, должны подтверждаться документально. В качестве документов, их подтверждающих, подойдут следующие:

• чеки и квитанции;
• выписки с банковских счетов;
• иные виды чеков и квитанций, если они подтверждены печатью и подписью представителя организации, услугами которой пользовался работник (согласно законодательству, каждый документ обязательно должен быть указан под собственным порядковым номером).

Кстати, если авансовый отчет был заполнен с грубыми ошибками и недочетами, то работодатель имеет все полномочия взыскать с работника потраченную неизвестно куда сумму. Впрочем, расхождение в 2,5%-3% все же допускаются (в рамках статистической погрешности). После того как форма отчета была заполнена работником, она попадает в бухгалтерию, где сверяют представленные документы с указанными в отчете суммами. Если никаких вопросов к работнику не возникло, бухгалтера вносят данные отчета в 1С и распечатывают, заверяя собственной подписью и печатями.

Не стоит думать, что авансовый отчет — это простая формальность. Он тоже попадает в документооборот компании, из которого в дальнейшем будет составляться полная финансовая отчетность. Если допустить какую-либо ошибку, то налоговая инспекция просто потребует предоставить обоснование того, почему в отчете были допущены ошибки и погрешности. Это серьезный вопрос, надо сказать, который игнорировать ни в коем случае нельзя.